Задачи, которые должны быть автоматизированы.

Офисные задачи, такие как административные задания, выставление счетов и процессы управления персоналом, занимают много времени. Зачем? Из-за того, что старая школа делала их, было много ручной работы, бумаги и избыточных действий. Вам нужна автоматизация делопроизводства, поэтому эти задачи, связанные со временем, не отвлекают вас от более важных частей бизнес-поиска и поддержки клиентов, зарабатывания денег и мышления и разработки дополнительных продуктов и идей обслуживания.

 Вот семь офисных задач, которые могут быть автоматизированы с относительной легкостью:

Сбор и организация информации клиентов

Перед автоматизацией эта задача потребует бумаги, ручной ввод данных и много времени для организации, сегментации и обновления. Вместо этого автоматизация позволяет вашим клиентам и потенциальным клиентам вводить свою информацию в форме веб-сайта, которая может быть загружена в базу данных и доступна для использования многими отделами. Этот процесс автоматизации также может помочь вам разделить своих клиентов различными предпочтениями, чтобы они могли получать только те предложения или информацию, которые им больше всего интересны, тем самым увеличивая ваши маркетинговые усилия и результаты.

Последующее наблюдение

Независимо от того, отправляете ли вы благодарственное письмо или хотите ли вы следить за конкретным запросом на продажу , программное обеспечение автоматизации доверенных офисов, чтобы делать такие вещи, как отправка напоминаний в назначенное время, чтобы вы оставались текущими и не пропустили важную дату.

Контракты и соглашения

Вы, скорее всего, создаете какой-то проектный контракт или соглашение, требующее подписи и обработку. Эти формы включают бумагу и много времени отслеживают их, чтобы получить подписанные и возвращенные. Автоматизируя повторяющиеся задачи, связанные с этим, вы будете тратить меньше времени на оформление документов, потому что вы можете использовать автоматические напоминания. Плюс, давайте посмотрим правде в глаза, люди склонны сразу подписывать и возвращать цифровые формы, а не бумажные.

Оценки и счета-фактуры

Этот тип документов требует много времени, чтобы создать, затем отправить, а затем ждать ответа, например, соглашения или оплаты. Вы можете улучшить этот процесс с помощью автоматизации офиса, установив котировки и счета-фактуры, которые предоставляют цифровые напоминания, повторяющиеся счета-фактуры и даты автоматической оплаты. Это не только сокращает время, затрачиваемое на выполнение этих задач, но и вы будете иметь более эффективный рабочий процесс и больший поток денежных средств.

Платежные платежи

У каждой компании есть счета для оплаты. Эти счета обычно оплачиваются рукописными деловыми чеками или кредитной картой. Автоматизируя повторные задачи в процессе оплаты счетов, вы можете установить время месяца, когда средства автоматически изымаются. Это не только уменьшает количество времени, затрачиваемого на оплату счетов, но и гарантирует, что вы никогда не опаздываете на оплату.

Новый прокат и оформление документов

Многие процессы HR очень трудоемки и требуют большого количества документов, которые необходимо вручную заполнить. Многие из этих форм запрашивают ту же информацию. Это может стать большой нагрузкой, особенно когда компания быстро расширяется и нанимает значительное количество новых сотрудников. Процесс отбора новых сотрудников также требует больших затрат времени. Автоматизация сократит время, затрачиваемое на чтение каждого приложения, или возобновит его с помощью системы, которая немедленно отключит любых нерелевантных кандидатов. Программное обеспечение автоматизации также позволяет вашим новым сотрудникам заполнять основную информацию, которая затем заполняется всеми необходимыми формами и заполняется цифровым способом. Это оставляет больше времени для HR, чтобы сосредоточиться на стратегиях мотивации и удержания, а также справляться с другими критическими проблемами людей.

Встречи и встречи

В некоторых компаниях может потребоваться несколько часов для управления всеми необходимыми встречами и встречами. С помощью программного обеспечения для автоматизации офиса вы можете значительно сократить эти часы, предоставив программному обеспечению графики, заказы на встречи и напоминания. Это уменьшает необходимость в сравнении календаря и посторонних электронных письмах, которые идут туда и обратно, чтобы найти наилучшую доступность.

Вкратце: автоматизация офисов является удивительной

Независимо от того, являетесь ли вы офисом одного или имеете несколько команд в разных местах,  процесс автоматизации имеет смысл . Сокращение времени, затрачиваемого на эти задачи, экономит деньги, перенаправляет талант на более выгодные задачи,  обуславливает стресс  и повышает производительность, а также минимизирует негативное влияние человеческой ошибки.

Источник: workpan.com.

Другие материалы по теме

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *