Очистите свой офис – да, избавьтесь от беспорядка! Оставьте только то, что Ваш пригодиться в работе и то, что Вы хотите видеть в кабинете. Осмотритесь. Что вы не использовали длительное время? Если вещь не работает, отправьте её на ремонт или выбросите. Если вы не использовали его в течение нескольких месяцев и не можете придумать, когда он вам действительно понадобится, этого не произойдет. Это касается мебели, оборудования, предметов снабжения и т. Д. Не забывайте о безделушках, растениях (реальных или искусственных) и украшениях – если они покрыты пылью и делают ваш офис выглядеть потрепанным, то вещи не нужны. Особенно портит вид старая мебель, присмотритесь к более современной consergo.
- Собирайте и перераспределяйте – Собирайте каждый элемент, который не там, где он принадлежит, и помещайте его туда, где он должен быть.
- Создать рабочие зоны – Определить, какой вид деятельности происходит в каждой области вашего офиса. У вас, вероятно, будет основное рабочее пространство (скорее всего, ваш стол), эталонная область (шкаф для хранения, полки, связующие) и область снабжения (шкаф, полки или ящики). Поместите соответствующее оборудование, а расходные материалы расположены в надлежащем насколько это возможно.
- Близкое расположение. Поместите оборудование и материалы, которые вы используете в пределах досягаемости. Вещи, которые вы редко используете, могут храниться или убираться.
- Получите хороший ярлык – выберите производителя этикеток, который прост в использовании. Потратьте время на этикетки полки, корзины, корзины ящики. Он не только напомнит вам, что происходит, но также поможет другим людям, которые могут найти, использовать или убрать что-либо в вашем рабочем пространстве.
- Пересмотрите свою систему регистрации. По мере того, как мы полностью продвигаемся в эпоху цифровых технологий, потребность в хранении бумажных файлов уменьшилась. Что может сделать ваш магазин в цифровом виде? Вы дублируете файлы? Вы можете устранить некоторые из файлов и папок, которые вы использовали в прошлом. Если вы храните файлы на своем компьютере, убедитесь, что вы выполняете регулярные резервные копии. Некоторые быстрые советы по созданию плавной системы подачи:
- Создайте папку для собраний – поставьте все «предметы, которые будут обсуждаться» вместе с элементами, которые нужно передать, отчеты, которые необходимо предоставить, и т. Д. Это поможет вам быть готовыми к собраниям и сэкономить стресс в четных что собрание перемещено вверх.
- Создайте папку WOR – так много наших грязных бумаг – это вещи, которые находятся на удержании, пока кто-то не отвечает или не действует. Коррал их в папке WOR (Ожидание ответа). Проверяйте его каждые несколько дней за выдающиеся действия, которые могут потребоваться для последующего наблюдения.
- Очистите свой стол – Удалите все, тщательно очистите и верните только те предметы, которые необходимы для ежедневного использования.
- Организуйте свой рабочий стол. Теперь, когда вы оптимизировали свой рабочий стол, рекомендуется организовать его. Используйте организаторы или контейнеры для организации элементов на вашем столе. Используйте лотки для бумаг, контейнеров для мелких предметов.
- Организуйте свои ящики. Поместите предметы, используемые вместе в одном ящике, штампы с конвертами, липкие подушечки с блокнотами и т. Д. Используйте организаторы ящиков для маленьких предметов – скрепки для бумаг, кнопки и т. Д. Используйте отдельный ящик для личных вещей.
- Отдельные почтовые ящики – если вы регулярно работаете с другими людьми, создавайте папку, лоток или почтовый ящик для каждого.
- Очистите свои сваи. Надеемся, что с вашим новым организованным офисом вы больше не будете создавать груды бумаги, но вам все равно придется сортировать старые. Пройдите через кучу (немного за раз, если необходимо), и поместите ее в нужное место или выгрузите.
- Сортировка почты – не просто вставлять почту в кучу, чтобы ее сортировать или ругать, и вытащить нужные вам фрагменты прямо сейчас. Сортируйте его, как только вы его получите – действовать, читать, записывать, делегировать или передавать. ,
- Назначить даты отбрасывания – вам не нужно хранить каждую бумагу бесконечно. Отметьте на файлах или документах, когда они могут быть выброшены или измельчены. Некоторые юридические или финансовые документы должны храниться в течение определенного периода времени. Убедитесь, что вы знаете, что это за требования.
- Ящики для хранения – используйте недорогие ящики для хранения архивных файлов и извлекайте их из своего текущего файлового пространства.
- Ящики для журналов. Используйте кассеты или вяжущие журналы для хранения журналов и каталогов, которые вы действительно хотите сохранить. Пожалуйста, убедитесь, что вы действительно нуждаетесь в них для справки или исследования, иначе переработайте их или отдайте.
- Папка для чтения – укажите файл для печатных статей и документов, которые вы хотите прочитать, которые не являются срочными.
- Архивные файлы. Когда проект завершен, соедините все материалы и отложите их. Сохраните свои «рабочие папки» для текущих проектов.
- Выпрямите свой стол. В конце дня быстро выпрямитесь, чтобы на следующий день у вас было чистое начало.
- Файл еженедельно – не позволяйте вашей электронной документации накапливаться. Поместите свои документы в папку «Файл» и загрузите все раз в неделю.
